Polityka prywatności

Administratorem danych jest FREIGHTEND SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Wyspiańskiego 6, 63-300 Pleszew, Polska, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001267220, NIP 6080132355, REGON 545749084, kapitał zakładowy 5 000 PLN (dalej: „FREIGHTEND”, „my”).

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych — także aby skorzystać z praw opisanych poniżej — napisz na service@freightend.com. Pod tym samym adresem przyjmujemy reklamacje.

Platforma jest przeznaczona dla firm (B2B): przewoźników, spedycji i zleceniodawców, np. producentów pojazdów i dealerów. Przetwarzamy więc głównie dane osób działających w imieniu tych firm — właścicieli, pracowników, współpracowników i kierowców — oraz dane osób kontaktowych podanych w ładunkach i zleceniach.

Jako administrator odpowiadamy za dane kont, weryfikacji firm, bezpieczeństwa platformy i korespondencji z nami.

Gdy firma używa platformy do prowadzenia własnych operacji — np. wprowadza swoich kierowców, pojazdy i dokumenty przewozowe albo łączy własny system GPS — to ta firma decyduje o celach przetwarzania tych danych i odpowiada za poinformowanie swoich pracowników. My przetwarzamy te dane, aby świadczyć jej usługę. W sprawie takich danych możesz zwrócić się do tej firmy; pomożemy jej odpowiedzieć na Twoje żądanie.

Konto użytkownika

Imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, hasło (przechowujemy wyłącznie jego skrót kryptograficzny Argon2id, nigdy hasła w postaci jawnej), rola i uprawnienia w firmie oraz wybrany profil działalności.

Dane firmy i weryfikacji

Nazwa firmy, NIP lub numer VAT UE, adres, telefon i e-mail firmy, status weryfikacji oraz przesłane dokumenty — zależnie od rodzaju firmy licencja transportowa lub spedycyjna i polisa ubezpieczenia OC przewoźnika lub spedytora. Dokumenty mogą zawierać dane osób, które je podpisały.

Dane kierowców

Imię i nazwisko lub identyfikator nadany przez przewoźnika, konto w terminalu kierowcy oraz czynności wykonane w terminalu (np. zeskanowanie lub ręczne wpisanie numeru VIN, potwierdzenie załadunku i rozładunku, ePOD, zdjęcia uszkodzeń) wraz z czasem ich wykonania.

Dane transportowe

Ładunki i oferty: miejsca, adresy i terminy załadunku oraz rozładunku, dane pojazdów (np. marka, model, VIN), wymagania, uwagi dla kierowcy, ceny i warunki ofert, zlecenia, wolne przestrzenie ładunkowe, statusy realizacji, reklamacje i szkody.

Dane o lokalizacji

Adresy, wyszukiwane miejsca i — tylko gdy przewoźnik połączy własny system GPS — pozycje pojazdów. Szczegóły opisujemy w sekcji „Mapy, adresy i lokalizacja”.

Dokumenty i pliki

Dokumenty przewozowe (np. CMR), potwierdzenia dostawy (ePOD), zdjęcia i inne przesyłane pliki. Gdy włączone jest automatyczne skanowanie antywirusowe, przesłane pliki są sprawdzane pod kątem złośliwego oprogramowania, zanim zezwolimy na pobranie. Rejestrowane są pobrania dokumentów (nie każdy podgląd metadanych).

Komunikacja

Wiadomości wysyłane do nas e-mailem, nasze odpowiedzi oraz powiadomienia w platformie i e-mailowe dotyczące konta, ofert, zleceń i zmian statusu.

Dane techniczne i dzienniki

Adres IP (m.in. do ograniczania liczby żądań i ochrony przed nadużyciami), skrót adresu IP i opis przeglądarki (user agent) zapisywane przy sesji logowania, identyfikatory sesji, dziennik zdarzeń (kto i kiedy wykonał operację) oraz dzienniki serwera i błędów.

Rozróżniamy trzy rodzaje informacji o lokalizacji. Zadeklarowane lub planowane adresy i miejsca w ładunkach to nie żywe pozycje GPS:

Adresy i wyszukiwanie miejsc

Gdy wpisujesz adres w polu z podpowiedziami albo otwierasz mapę, Twoja przeglądarka łączy się bezpośrednio z Google Maps Platform. Google otrzymuje wtedy wpisywany tekst, Twój adres IP i standardowe informacje o przeglądarce. Nasz serwer pobiera z Google współrzędne i kraj wybranego miejsca oraz oblicza trasę i odległość między miejscami; wysyłamy przy tym identyfikatory miejsc, a nie dane Twojego konta.

Pozycje pojazdów z systemów GPS

Trafiają do platformy wyłącznie wtedy, gdy przewoźnik sam połączy swój system telematyczny i przypisze do niego pojazdy. Zleceniodawca lub inna firma-klient widzi pozycję tylko w trakcie aktywnego transportu — po zamówieniu transportu lub załadowaniu ładunku — i tylko gdy ta firma ma dostęp.

Lokalizacja Twojego urządzenia

Platforma obecnie nie prosi o dostęp do lokalizacji telefonu ani komputera i jej nie odczytuje. Jeżeli dodamy taką funkcję, będzie dobrowolna, zadziała dopiero po Twojej zgodzie w systemowym oknie uprawnień, a wcześniej zaktualizujemy tę politykę. Nie śledzimy lokalizacji w tle ani bez Twojej wiedzy. Platforma nie korzysta z GPS urządzenia.

Korzystanie z funkcji map podlega także Dodatkowym warunkom korzystania z Map Google / Google Earth oraz Polityce prywatności Google. Google przetwarza dane otrzymane bezpośrednio od Twojej przeglądarki na własnych zasadach.

Konto i usługi platformy

Rejestracja, logowanie, giełda, oferty, zlecenia, terminal kierowcy i dokumenty. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa), gdy to Ty jesteś naszą stroną umowy, np. jako jednoosobowa działalność; w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes w świadczeniu usługi firmie, którą reprezentujesz lub dla której pracujesz.

Weryfikacja firm

Sprawdzenie danych rejestrowych, licencji i ubezpieczenia oraz ograniczanie oszustw na giełdzie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

Udostępnianie danych kontrahentom, mapy i odległości

Publikacja ładunków i ofert, realizacja zleceń, wyznaczanie tras i odległości. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.

Bezpieczeństwo

Ochrona kont, zapobieganie nadużyciom, ograniczanie liczby żądań, dzienniki zdarzeń, skanowanie plików i kopie zapasowe. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes w bezpieczeństwie platformy i jej użytkowników.

Kontakt, reklamacje i powiadomienia

Odpowiedzi na wiadomości, obsługa reklamacji, wiadomości transakcyjne. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO; przy żądaniach dotyczących danych osobowych także art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

Roszczenia

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Funkcje oparte na zgodzie

Jeżeli jakaś funkcja będzie wymagać zgody (np. ewentualny dostęp do lokalizacji urządzenia), podstawą będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili; nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Gdy powołujemy się na prawnie uzasadniony interes, ważymy go z Twoimi prawami i interesami. Możesz wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania (zob. „Twoje prawa”).

• Do założenia konta potrzebne są: służbowy e-mail, imię i nazwisko, nazwa firmy, hasło i profil działalności. Bez nich nie możemy utworzyć konta.
• Dane firmy i dokumenty są potrzebne, aby firma uzyskała status zweryfikowanej i dostęp do funkcji wymagających weryfikacji. Konto możesz założyć bez nich, ale część funkcji pozostanie niedostępna.
• Dane ładunków i ofert są potrzebne do ich publikacji i realizacji. Pola opisowe (np. uwagi dla kierowcy) wypełniasz według uznania — nie wpisuj w nich danych osobowych, które nie są potrzebne do transportu.
• Połączenie systemu GPS i inne integracje są dobrowolne.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Udostępniamy je tylko w zakresie potrzebnym do działania platformy:

Inni użytkownicy platformy

W zakresie wynikającym z Twoich działań. Opublikowany ładunek ze szczegółami i adresami widzą zalogowani uczestnicy giełdy; goście bez logowania widzą tylko zanonimizowany skrót (kraj, miesiąc, kategoria, liczba pojazdów — bez nazwy firmy, adresów i ceny). Ofertę widzi firma, która opublikowała ładunek. Po przyjęciu oferty strony widzą dane potrzebne do realizacji transportu.

DigitalOcean

Dostawca infrastruktury chmurowej (serwery, baza danych, przechowywanie plików), który przetwarza dane na nasze zlecenie.

Google

Google Maps Platform (mapy, podpowiedzi adresów, trasy i odległości) oraz Google Fonts — czcionki strony są pobierane przez przeglądarkę z serwerów Google, przez co Google otrzymuje Twój adres IP.

Postmark

Dostawca wysyłki e-maili, którego używamy, gdy włączona jest wysyłka wiadomości transakcyjnych oraz powiadomień o koncie i transportach.

Systemy wskazane przez Twoją firmę

Np. dostawca GPS, API partnerskie lub webhooki — tylko jeżeli firma je skonfiguruje.

Organy publiczne i doradcy

Gdy wymaga tego prawo, a także nasi doradcy, np. prawni, gdy jest to potrzebne do ochrony naszych praw.

Część naszych dostawców (DigitalOcean, Google, Postmark) to firmy z siedzibą lub infrastrukturą poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, m.in. w USA. Jeżeli dane trafiają poza EOG, opieramy się na mechanizmach z rozdziału V RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU-US Data Privacy Framework, jeżeli dany dostawca w nim uczestniczy) albo standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję, zawartych w warunkach przetwarzania danych danego dostawcy.

Informację o zastosowanych zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii przekażemy na prośbę wysłaną na service@freightend.com.

• Dane konta i firmy — przez czas posiadania konta, a po jego zamknięciu tylko tak długo, jak to potrzebne do zakończenia współpracy oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, czyli do upływu terminów przedawnienia.
• Ładunki, oferty, zlecenia, dokumenty przewozowe i dane realizacji — przez czas realizacji transportu i obsługi reklamacji między stronami, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
• Sesje logowania — do wylogowania lub wygaśnięcia sesji (domyślnie po 12 godzinach); zapis o sesji pozostaje w dzienniku bezpieczeństwa.
• Dzienniki zdarzeń i bezpieczeństwa — tak długo, jak są potrzebne do bezpieczeństwa i rozliczalności operacji, w tym na wypadek sporu.
• Korespondencja — przez czas obsługi sprawy i do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Nie stosujemy obecnie automatycznego usuwania wszystkich danych według stałego harmonogramu. Usuwamy lub anonimizujemy dane, gdy przestają być potrzebne do celu, w którym je zebraliśmy, a także na Twoje żądanie — chyba że musimy je zachować z powodu obowiązku prawnego albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Zamknięcia konta możesz zażądać, pisząc na service@freightend.com.

Na zasadach określonych w RODO masz prawo:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15),
• sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16),
• usunięcia danych (art. 17),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18),
• przenoszenia danych, które nam przekazałeś, gdy przetwarzamy je automatycznie na podstawie umowy lub zgody (art. 20),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21),
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie — bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Aby skorzystać z praw, napisz na service@freightend.com. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca; w uzasadnionych przypadkach termin można przedłużyć o kolejne dwa miesiące — wtedy Cię o tym poinformujemy. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości.

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO, uodo.gov.pl) albo do organu nadzorczego w państwie UE, w którym mieszkasz lub pracujesz. Zachęcamy, aby najpierw napisać do nas — postaramy się wyjaśnić sprawę.

Używamy wyłącznie plików cookie i pamięci przeglądarki niezbędnych do działania platformy oraz do zapamiętania Twoich ustawień. Nie używamy cookies analitycznych ani reklamowych.

fe_session

Cookie sesji (HttpOnly) utrzymujące zalogowanie; wygasa wraz z sesją, domyślnie po 12 godzinach.

fe_csrf

Cookie ochrony przed atakami CSRF — potwierdza, że żądanie pochodzi z naszej strony.

sidebar_state

Zapamiętuje zwinięcie panelu bocznego w aplikacji (7 dni).

Pamięć lokalna (localStorage)

Język, motyw kolorystyczny, widok listy giełdy oraz losowy identyfikator urządzenia do powiadomień w czasie rzeczywistym.

IndexedDB i service worker terminalu kierowcy

Kolejka czynności offline (outbox) i kopia przydzielonych zadań, aby terminal działał bez sieci. Kopie przydzielonych zadań są czyszczone przy wylogowaniu i zmianie firmy. Kolejka offline jest przechowywana do synchronizacji i nie jest gwarantowane jej wyczyszczenie przy każdym wylogowaniu lub zmianie firmy.

Gdy korzystasz z map, Google może stosować własne pliki cookie lub podobne technologie zgodnie z Polityką prywatności Google. Cookies możesz usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki, ale bez cookies niezbędnych logowanie nie będzie działać.

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, m.in. szyfrowane połączenia, skróty haseł Argon2id, odseparowanie danych poszczególnych firm na poziomie bazy danych, kontrolę uprawnień, skanowanie przesyłanych plików pod kątem złośliwego oprogramowania zanim staną się możliwe do pobrania oraz dziennik audytu pobrań dokumentów. Żaden system nie jest całkowicie odporny na ataki — chroń swoje hasło i zgłaszaj nam podejrzane zdarzenia.

• Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają. Weryfikację firm przeprowadza człowiek.
• Nie wykorzystujemy danych do reklamy ani do profilowania marketingowego i nie sprzedajemy danych.
• Platforma nie oferuje obecnie logowania kontem Google i nie uzyskuje dostępu do danych z kont Google. Jeżeli to się zmieni, najpierw zaktualizujemy tę politykę.

Możemy aktualizować tę politykę, gdy zmienią się nasze usługi, dostawcy lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem freightend.com/privacy wraz z datą aktualizacji. O istotnych zmianach poinformujemy zarejestrowanych użytkowników z wyprzedzeniem.